¿Cómo hacer un buen flujo financiero de proyecto?

Los datos son como basura. Será mejor que sepas lo que vas a hacer con ellos antes de recogerlos.
Mark Twain

Desde el equipo de Steering Bird, asesores online en dirección de empresas, finanzas y estrategia, vamos a hablarte de algunos temas relacionados con proyectos. Comenzamos entregándote algunos consejos para que puedas hacer un buen flujo financiero de proyecto, que es uno de los modelos financieros más utilizados que existen.

¿Qué es un proyecto?

Empiece por el principio y continúe hasta llegar al final; luego se detiene.
Lewis Carroll

De acuerdo con el PMI (Project Management Institute) y según lo indica el PMBOK, un proyecto “es un esfuerzo temporal que se emprende para crear un producto, servicio o resultado único”. Los proyectos se realizan para cumplir objetivos, mediante la producción de entregables, que pueden ser tangibles o intangibles.

Los proyectos son temporales, tienen un principio y un final definidos. Además, los proyectos se cierran una vez finalizado el trabajo para el que fueron autorizados. Por ejemplo, un proyecto de construcción de una planta industrial termina cuando la planta está totalmente construida. Luego, comienza la operación de la planta, que no es parte del proyecto.

El formato de proyecto es muy útil para evaluar si alguna alternativa de negocio es viable o no. Puedes utilizarlo para asuntos tan distintos como:

  • Un nuevo negocio
  • Un nuevo producto o servicio
  • Evaluar inversiones en activos fijos (nuevas o ampliaciones)
  • Comparar alternativas para reemplazo de activos

Un proyecto debe tener un plan, que indique si existen las condiciones comerciales, legales, financieras, ambientales, etc. que lo hagan viable. En nuestro artículo Plan de Negocios, te hablamos de los distintos planes que deberías hacer antes de comenzar a evaluar tu proyecto.

¿Cómo hacer un buen flujo financiero de proyecto?

Los planes son solo buenas intenciones a menos que se transformen inmediatamente en trabajo duro.
Peter Drucker

En esta ocasión, te hablaremos del flujo financiero del proyecto. Nos enfocaremos en cinco factores muy importantes que deberás tener claros antes de pensar en preparar tu modelo financiero.

1. Plazo del Proyecto

Tu puedes retrasarte, pero el tiempo no lo hará…
Benjamin Franklin

Ya sabes que todo proyecto debe terminar. Para el modelo financiero esto es fundamental. Establecer el plazo del proyecto no es un asunto que deba tomarse al azar. Al respecto, podemos comentarte que:

  • En proyectos que tienen que cuenta con un entregable concreto, como un nuevo producto o servicio, la fecha de lanzamiento comercial definirá el plazo del proyecto.
  • En proyectos de reemplazo de activos, el término de la vida útil y definirá el término del proyecto de construcción o compra del nuevo activo. Si se comparan opciones de reemplazo con distinta vida útil, el plazo del proyecto será el mínimo común múltiplo de las vidas útiles de ambas alternativas. Por ejemplo, si las alternativas de reemplazo son A, con 5 años de vida útil y B, con 4 años, el proyecto se evaluará a un plazo de 20 años.
  • No es realista hacer una evaluación a un plazo muy corto, como 1 año, porque no logrará reunir toda la información necesaria. Tampoco es realista hacerla a un plazo muy largo, como 100 años, pues las estimaciones no serán representativas y matemáticamente el aporte de valores en plazos muy largos es irrelevante.

Debes buscar un plazo que ayude a comprender el proyecto en su conjunto y que, además, permita evaluar las mejoras que el proyecto pretende generar. Finalmente, debemos mencionar que el plazo financiero del proyecto no es necesariamente el plazo de ejecución del proyecto.

2. Proyección de ingresos y costes

Los pronósticos son difíciles de hacer, en particular los que se refieren al futuro.
Samuel Goldwyn

Debes indicar tu mejor estimación para tus ingresos por ventas, así como para tus costes. Necesitas saber los precios de ventas, los costes unitarios y las cantidades que proyectas vender. Este es un gran punto crítico del flujo. Por lo general las proyecciones aquí son muy optimistas. Al respecto, te recomendamos leer nuestros artículos sobre el exceso de confianza.

También debes proyectar tus ventas y costes en el tiempo, cubriendo la totalidad del periodo del proyecto, considerando la forma en que aumentarían en el futuro. Puedes revisar nuestro artículo Consejos para mejorar tu forecast (parte 2) donde te hablamos de algunas formas para hacer proyecciones.

Todo lo anterior deberás hacerlo para ingresos y costes operacionales, no operacionales y financieros. No olvides dedicar especial atención a los costes de remuneraciones, que es donde se pueden producir infinidad de errores, como no considerar los costes totales o estimar de forma equivocada la cantidad de personas que tendrán que contratarse.

Además, deberás ser capaz de diferencias ingresos y costes gravables y no gravables, según las leyes fiscales o tributarias de tu país.

Finalmente, luego de haber hecho tu mejor estimación, deberías incluir una contingencia ¿qué es esto? una reserva, que te permitirá cubrir las futuras desviaciones en tus estimaciones. La contingencia es importante y muchas veces se omite de los modelos financieros ¿Cómo se determina? hay una variedad de métodos, desde reglas de oro a métodos complejos. Independiente de cómo calcularla, te invitamos a incluirla en tu proyecto.

3. Inversión Inicial

La inversión exitosa se trata de administrar el riesgo, no de evitarlo.
Ben Graham

Todo proyecto comienza con una inversión. Para poder realizar el proyecto, necesitarás adquirir activos fijos: equipos, maquinarias, muebles, activos fijos, vehículos, etc. También tendrás que comprar materias primas para empezar a producir y hasta los primeros insumos para comenzar a operar. Debes considerar todo lo que necesitas para tu proyecto. La inversión inicial se registra en el periodo 0 del flujo financiero del proyecto.

Ahora bien, si los plazos de evaluación son muy largos, también debes considerar reinversiones de tus activos, como mejoras, expansiones y reemplazos.

Así como incorporas la inversión inicial, deberás considerar en el último periodo de tu proyecto, un par de conceptos asociados a la inversión en activos: recuperación del valor libro y valor de venta de activos.

Y muy importante, debes excluir los costes hundidos. Estos son los costes anteriores al proyecto, que ya se registraron en los estados financieros. Por ejemplo, un estudio de mercado o el coste de I+D previo al desarrollo de un producto, son costes hundidos. No son parte del proyecto.

¿Crees que podría ser difícil identificar los costes hundidos? No te preocupes. No es tan sencillo como parece. Es un error muy común incluirlos en el flujo, tan común, que está en nuestra propia psicología, pero de esto hablaremos en otra ocasión.

4. Capital de Trabajo

No solo tengo que vivir, ¿verdad? Tengo que conseguir algo de dinero en efectivo para mis problemas.
Morgan Freeman

Un ítem muy importante que debe considerar todo proyecto, es el capital de trabajo. Con esto, no nos referimos al concepto de WCM (Working Capital Management). Nos referimos a la incorporación de una reserva de dinero que será necesaria para cubrir gastos durante los primeros periodos del proyecto.

¿Suena obvio? Sí, pero es tan obvio que se usualmente se termina olvidando. Hay distintos métodos para calcular el capital de trabajo de un proyecto, que  van desde complicados métodos hasta algunas reglas de oro. Independiente de qué método elijas, asegúrate de incorporarlo en el periodo 0, tal como la inversión inicial.

El capital de trabajo en un proyecto te permitirá operar durante los primeros periodos, cuando el proyecto no es sustentable, es decir, cuando tus ingresos no permiten cubrir tus costes. En palabras aún más simples, es el colchón de tu proyecto para pagar los gastos.

5. Financiamiento o Deuda

Siempre encontramos que el gran asunto es conseguir dinero.
Adam Smith

Algunos proyectos se financian con fondos propios, que pueden ser utilidades de periodos anteriores, ingresos extras, etc. Sin embargo, otros proyectos requieren financiamiento externo.

El financiamiento, en otras palabras, es crédito o deuda. Existen varias organizaciones que se dedican a emitir deuda, como bancos, inversores privados, capitales de riesgo, incubadoras de startups, crowdfunding, etc. Dependiendo la situación de la empresa que desarrollará el proyecto, también puede emitir acciones (por primera vez o una nueva serie) o bonos. En otros casos, dependiendo del país, existen organismos del estado que también entregan financiamiento a proyectos. Todas estas formas de obtener financiamiento, tienen distinta tasa de interés, que es la rentabilidad que pide el inversor a su dinero y que para ti es el coste del financiamiento.

El financiamiento se agrega en el periodo 0 del flujo del proyecto y las cuotas se registran en dos líneas: intereses y principal. Si el plazo de la deuda es superior al plazo del proyecto, no olvides incluir el pago del total de la deuda en el último periodo del flujo financiero de proyecto, incluyendo las multas que, por lo general existen, al adelantar el pago de la deuda.

Te recomendamos investigar y analizar varias opciones de financiamiento, tanto total como parcial. Puedes hacer tantos flujos como opciones tengas para poder escoger las mejores opciones.

Flujo del Proyecto

Nunca quites la vista del flujo de caja porque es la sangre vital de los negocios.
Richard Branson

Una vez que tienes todos los elementos que necesitas, puedes comenzar a construir tu flujo financiero de proyecto, que es el paso previo a la evaluación financiera del proyecto.

Al menos, se recomienda construir dos flujos de proyecto:

Flujo del proyecto puro

Es el flujo sin financiamiento, es decir, pensado en implementarlo con recursos propios.

Steering-Bird-flujo-de-projecto-puro
Flujo de Proyecto Puro - Elaboración Propia

Flujo del proyecto con financiamiento

Es el flujo puro, más los efectos del financiamiento externo, sea parcial o total. También se conoce como flujo del inversionista.

Steering-Bird-flujo-de-proyecto-con-financiamiento
Flujo del Proyecto con Financiamiento - Elaboración Propia

Síntesis

La falta de paciencia en asuntos insignificantes puede llevar a la interrupción de un gran proyecto.
Confucio

El model financiero del proyecto es la herramienta a través de la cual se reúnen todos los datos del proyecto en una línea de tiempo finita. Recuerda que los proyectos terminan. El objetivo del flujo del proyecto es calcular los resultados para cada periodo de la línea de tiempo y determinar si el proyecto es viable desde el punto de vista financiero, en palabras simples, si sus retornos serán mayores que sus costos.

Un buen modelo financiero de proyecto debe incorporar los elementos que te hemos indicado. En análisis de cada uno de ellos es fundamental. Cualquier error en alguno de ellos afectará los resultados de la evaluación del proyecto. La mayoría estableces plazos poco realistas, genera proyecciones de ingresos muy optimistas u olvida el capital de trabajo. Te invitamos a no caer en estos errores.

También hay malas prácticas al momento de preparar el flujo de proyecto para la evaluación. Un ejemplo clásico es subvalorar a propósito la inversión inicial, disminuyendo el CAPEX, para traspasar costos al OPEX. Te invitamos a no caer en malas prácticas.

¿Qué viene después de construir el flujo de proyecto? Una vez hecho el flujo de proyecto, deberás evaluar su factibilidad financiera. Esto lo veremos en el siguiente artículo.

¿Necesitas asesoría para construir tu flujo de proyecto? Hemos ayudado a muchas startups, emprendedores y negocios en distintos países. Contáctanos, que lo haremos por ti.

Somos Steering Bird, asesores online en administración y dirección de empresas. Nos especializamos en análisis de negocios, análisis y control de proyectos de inversión, análisis de resultados, procesos de budget (presupuestos) y forecast, etc.

Ponte en contacto con nosotros si necesitas ayuda. Te invitamos a conocer nuestros servicios y a leer nuestros artículos.

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