Consejos para la confección de presupuestos

El dinero no compra tu felicidad, pero la falta de dinero ciertamente compra tu miseria.
Daniel Kahneman

En esta ocasión, en Steering Bird, asesores online en administración y dirección de empresas, nos referiremos a los presupuestos y a algunos errores comunes que hemos observado, entregándote así algunos consejos para que consideres en la preparación de presupuestos.

¿Qué es un presupuesto?

Presupuesto: una forma de ir a la quiebra metódicamente.
Groucho Marx

Un presupuesto es una estimación de ingresos y egresos para un período de tiempo futuro específico. Un presupuesto es parte fundamental del proceso de planificación. Los presupuestos se pueden hacer para cualquier unidad financiera y económica, sea una persona, un equipo, una empresa, un proyecto, un gobierno o cualquier otra entidad que genere costos e ingresos.

El objetivo del presupuesto es prepararse de la mejor forma para los periodos siguientes. El ejercicio del presupuesto debe ser comparado con los valores reales. Aunque parezca absurdo, a veces esta comparación no se realiza. Dependiendo de esta comparación, a nivel de resultado final, podemos tener:

  • Presupuesto con excedente: mayor que el real (mayores ganancias que las esperadas)
  • Presupuesto balanceado: relativamente igual que el real
  • Presupuesto con déficit: menor que el real (mayores pérdidas que las esperadas)

Hay un paso previo a la confección de cualquier presupuesto y consiste en realizar estimaciones, tanto de los ingresos como de los egresos. Una vez reunidas estas estimaciones, recién podemos confeccionar el presupuesto.

En términos simples, los presupuestos se pueden clasificar en fijos y flexibles.

  • Presupuesto fijo: No cambia durante la vigencia del presupuesto. Aun cuando existan cambios durante el periodo presupuestario, se conservan tanto las cuentas como los valores originales.
  • Presupuesto flexible: Se confecciona un en base a un valor referencial y variables. Las cifras del presupuesto cambian según el nivel de venta, el nivel de producción, etc.

Presupuesto incremental vs. Presupuesto Base Cero

Vigila los costos y las ganancias se harán cargo de sí mismas.
Andrew Carnegie

Ahora bien, desde el punto de vista de su confección, los presupuestos podrían clasificarse en Presupuesto Incremental y Presupuesto Base Cero (ZBB, Zero Base Budget).

El presupuesto incremental, también denominado tradicional, es el más común de todos y se confecciona con incrementos sobre los datos anteriores. Se enfoca en los nuevos gastos, asumiendo que serán mayores o menores que los anteriores. Así, cuando tu presupuesto de gastos de ventas aumenta un 5%, o disminuye un 2%, estás haciendo un presupuesto tradicional, sobre la base de los datos anteriores.

En cambio, el presupuesto de base cero, tal como su nombre lo indica, parte de una “base cero”, analizando la totalidad de los gastos para el nuevo periodo, sin considerar la base anterior. Así, los presupuestos se realizan en función de las necesidades, sobre lo que se requerirá para el próximo periodo, aun cuando sea mayor o menor que el presupuesto anterior o el gasto real. El objetivo es analizar en detalle cada unidad o función y si alguna cuenta presupuestaria no se necesita más, simplemente se elimina. Esto permitiría optimizar la asignación de recursos.

Un presupuesto de base cero requiere un enorme esfuerzo para realizar el análisis detallado de cada partida. Por este motivo, lo más simple sería aplicarlo de forma parcial, sólo sobre algunas cuentas presupuestarias, unidades o áreas funcionales.

Errores en la confección del presupuesto

Demasiadas personas gastan dinero que no han ganado para comprar cosas que no quieren, para impresionar a las personas que no les gustan.
Will Rogers

Realizar un buen presupuesto no es una tarea sencilla, y para algunas personas resulta algo tedioso. Una queja que hemos escuchado a menudo es considerarlo una tarea ajena a las actividades del cargo, aun cuando sea parte de la responsabilidad.

A continuación, te indicamos algunos errores que comunes en la confección de presupuestos, tanto personales como de tu empresa:

  • Presupuesto no realista: Es el error más común. Por ejemplo, tu presupuesto de ventas es demasiado optimista, pensando que venderás mucho más de lo que podrías vender, o tu presupuesto de costos es muy pequeño. El resultado es un total desastre, en donde los datos reales te indicarán que ya no tienes recursos o tu unidad no es rentable.
  • Mantener el mismo presupuesto anterior: Esto pasa cuando no haces el ejercicio del presupuesto y simplemente repites el anterior, sin cambios. Sin embargo, las condiciones de un periodo nunca son iguales al periodo anterior. Sin ir más lejos, las condiciones de 2020, con la crisis del coronavirus, son muy diferentes a las de 2019. Mantener el presupuesto anterior es inútil. Piensa que tan solo el efecto de la inflación hará que tu presupuesto sea insuficiente.
  • No considerar cada línea de presupuesto: Otro error recurrente es centrarse sólo en algunas líneas del presupuesto, olvidando otras partidas. Hay personas que, por enfocarse en los números más grandes, descuidan los pequeños. Algunos gastos o ingresos de naturaleza no recurrente, son particularmente dejados fuera de los presupuestos.
  • Tomarse poco tiempo para realizarlo: La mayoría de las personas no se toma el tiempo suficiente para confeccionar un presupuesto. Luego, cuando enfrentan el plazo final, envían cualquier cosa, que, por lo general, es el mismo presupuesto anterior más algún factor de incremento global.
  • No considerar contingencias para gastos: ¿Alguna vez ha tenido un gasto no previsto? Nos referimos a ese gasto extra que no considerabas y que te desajusta todo. Pues para esto deberías considerar una línea de contingencia en tu presupuesto. No es un gasto más, es un fondo que usarás en caso de algún imprevisto. Es una partida importante y deberías tomarte el tiempo para hacer una estimación e incorporarla en tu presupuesto. La falta de contingencias es algo que hemos observado mucho en proyectos.
  • Anclas psicológicas en presupuestos: En artículos anteriores, hablamos de las anclas psicológicas y de cómo afectan nuestras decisiones, aun cuando no seamos totalmente conscientes de ello. Muchas veces, cuando tienes que estimar un número para confeccionar tu presupuesto, acudes a una estimación al azar, o repites una anterior, o bien, los incrementos que utilizas tienden a ser el mismo número con un ligero ajuste. Acá te queremos lleva a pensar en el ejercicio presupuestario que estás haciendo ¿Realmente estás generando una buena estimación o estás trabajando sobre anclajes?

La Falacia de la Planificación

La confianza que la gente tiene en sus creencias no es una medida de la calidad de la evidencia, sino de la coherencia de la historia que la mente ha logrado construir.
Daniel Kahneman

Ya hemos indicado que, a veces, los presupuestos son demasiado optimistas. No es sólo una percepción nuestra. Desde Tu Mejor Tú nos señalan que Daniel Kahneman, en su libro “Pensar Rápido, Pensar Despacio” (2011) introduce un término creado en conjunto con Amos Tversky. Se trata de la falacia de la planificación, un fenómeno que aparece cuando los planes:

  • De forma poco realista, tienden a estar en el mejor escenario posible.
  • Son susceptibles de mejorar al compararlos con estadísticas de casos similares.

Como se puede observar, se trata de planes en exceso optimistas, que pueden ser mejorados. A continuación, reproducimos dos de los ejemplos citados por Kahneman (2011):

  • En Julio de 1997, se estimó que los costes del propuesto nuevo edificio del Parlamento escocés en Edimburgo serían de 40 millones de libras. En junio de 1999, el presupuesto […] fue de 109 millones de libras. En abril de 2000, los legisladores impusieron un “techo de gastos” de 195 millones de libras […] Esta estimación del coste final se incrementó en dos ocasiones en 2002, quedando al final del año en 294,6 millones de libras […] El edificio se concluyó en 2004 con un coste final de unos 431 millones de libras.
  • En 2002, un sondeo hecho a propietarios estadounidenses de viviendas que habían remodelado sus cocinas encontró que estos esperaban que el trabajo les costaría una media de 18.658 dólares; en realidad, terminaron pagando una media de 38.769 dólares.

Sin embargo, el excesivo optimismo de la planificación y del presupuesto, por parte de quienes los confeccionan y de quienes toman las decisiones, no es la única causa de estos incrementos. Las empresas constructoras, por lo general, logran gran parte de sus utilidades debido a las obras adicionales al plan original. En este caso, la responsabilidad del cliente es la revisión y control de los presupuestos y sus valores reales.

Y tú ¿alguna vez has realizado o controlado un presupuesto con errores? Te hacemos un llamado a dedicarle tiempo este proceso administrativo, o a revisar con detalle los presupuestos que recibes.

Somos Steering Bird, asesores online en administración y dirección de empresas. Nos especializamos en análisis de negocios, análisis y control de proyectos de inversión, análisis de resultados, procesos de budget (presupuestos) y forecast (proyecciones) etc.

Ponte en contacto con nosotros si necesitas ayuda. Te invitamos a conocer nuestros servicios y a leer nuestros artículos.

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